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L’adresse de notre site web est : https://lacordeerasm.org/
La Cordée, ressource alternative en santé mentale (RASM) respecte le droit à la vie privée de chaque individu et s’engage à protéger la confidentialité des renseignements confidentiels recueillis auprès de tout·e Participant·e, Membre, Locataire ou Employé·e. En règle générale, les renseignements confidentiels sont disponibles seulement aux personnes qui doivent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions au sein de La Cordée RASM.
DÉFINITIONS
« Employé·e »
Toute personne qui travaille pour La Cordée RASM moyennant rémunération, incluant la direction, ainsi que toutes personnes non rémunérées (bénévole, stagiaire).
« Événement »
Tout événement que La Cordée RASM, gère ou organise.
« Formulaire de signalement »
Le formulaire mis à la disposition de tout·e Employé·e, Participant·e, Membre ou Locataire afin d’informer la personne responsable des renseignements personnels.
« Incident de confidentialité »
Tout accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel, à son utilisation ou à sa communication, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection.
« Participant·e, Membre, Locataire »
Tout individu qui fournit des renseignements confidentiels à La Cordée RASM en lien avec la réalisation d’un Évènement, la création d’une Publication, la participation à une activité ou avec l’obtention d’un Service.
« Publication »
Toute publication produite par La Cordée RASM ou à laquelle La Cordée RASM contribue, sous quelque forme que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre).
« Registre des incidents de confidentialité »
L’ensemble des renseignements consignés sur des incidents déclarés et concernant les circonstances de l’incident, le nombre de personnes visées, l’évaluation de la gravité du risque de préjudice et les mesures prises en réaction à l’incident. Les dates pertinentes y figurent aussi : survenance de l’incident, détection par l’organisation, transmission des avis (s’il y a lieu), etc.
« Risque sérieux de préjudices »
Le risque évalué à la suite d’un incident de confidentialité qui pourrait porter préjudice aux personnes concernées. Ce risque est analysé par la personne responsable des renseignements personnels. Pour tout incident de confidentialité, la personne responsable évalue la gravité du risque de préjudice pour les personnes concernées en estimant « la sensibilité des renseignements concernés », « les conséquences appréhendées de leur utilisation » et « la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables ».
« Renseignement confidentiel »
Tout renseignement fourni ou communiqué à La Cordée RASM sous quelque support que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre) qui concerne un·e Participant·e, un-e Membre, un-e Locataire ou un.e Employé·e et qui peut être utilisé pour l’identifier, y compris : son nom, son numéro de téléphone, son adresse, son courriel, le fait qu’il ou elle ait été ou soit un·e Participant·e, un-e Membre, un-e Locataire ou un·e Participant·e, un-e Membre, un-e Locataire potentiel·le, son genre, son orientation sexuelle et toute information concernant sa santé.
Pour plus de certitude :
« Service ou activité»
Tout service que La Cordée RASM rend à un individu à la demande de celui-ci, ou toute activité à laquelle il participe.
PHOTOGRAPHIES ET ENREGISTREMENTS
2.1
Tout individu a le choix d’être photographié ou non, ou d’être enregistré (audio/vidéo) ou non.
2.2
Les photographies ou enregistrements qui permettent d’identifier un individu comme Employé·e de La Cordée RASM ne constituent pas un renseignement confidentiel relatif à cet individu.
OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ
3.1
Les Employé·es sont tenu·es de signer l’entente de confidentialité de notre code d’éthique avant d’exercer leurs fonctions ou d’exécuter leurs mandats auprès de La Cordée RASM.
3.2
L’obligation de confidentialité s’applique à la durée de la relation d’un·e Employé·e avec La Cordée RASM et survit à la fin de cette relation.
COLLECTE ET USAGE DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS
4.1
La Cordée RASM peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les Employé·es. La constitution de tels dossiers a pour objet de :
4.2
La Cordée RASM peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les Participant·es, les Membres ou les Locataires. La constitution de tels dossiers a pour objet de permettre à La Cordée RASM de réaliser un Événement, une Publication, de réaliser une activité ou de fournir un Service.
4.3
La Cordée RASM peut seulement recueillir les renseignements confidentiels qui sont nécessaires aux fins du dossier et peut utiliser les renseignements confidentiels seulement à ces fins.
4.4
Les renseignements confidentiels peuvent seulement être recueillis auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci consente à ce que la cueillette soit réalisée auprès d’autrui ou que la loi l’autorise.
GESTION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS
5.1
La direction, comme personne exerçant la plus haute autorité dans l’organisation, est la personne responsable d’assurer la protection des renseignements personnels. La direction peut déléguer cette responsabilité en la constatant par écrit. Sur le principal site web de La Cordée RASM doit être indiqué, sous le titre de la direction ou de la personne responsable, « personne responsable de la protection des renseignements personnels » ainsi que le moyen de la joindre.
La direction ou la personne responsable s’assure de la tenue d’un Registre des incidents de confidentialité.
5.2
Sous réserve de l’article 5.3, la direction est autorisée à accéder à tout renseignement confidentiel que détient La Cordée RASM. Les autres Employé·es sont autorisé·es à accéder aux renseignements confidentiels dans la mesure où cet accès est nécessaire à la réalisation d’une tâche dans l’exercice de leurs fonctions.
5.3
Pour l’application des lois, un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisé·es par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.
5.4
Lorsqu’un·e Employé·e, un·e Participant·e, un-e Membre ou un-e Locataire constate un incident de confidentialité, il ou elle doit informer avec diligence la direction générale ou la personne responsable de la protection des Renseignements confidentiels afin qu’il soit inscrit au Registre. L’Employé·e, le ou la Participant·e, le ou la Membre ou le ou la Locataire doit, pour ce faire, compléter un formulaire de signalement et l’acheminer ensuite à la direction ou à la personne responsable.
Le registre doit conserver les informations sur un incident de confidentialité pour une période de sept ans.
Doit être colligé dans le formulaire de signalement :
5.5
La direction ou la personne responsable juge si l’incident présente un « risque sérieux de préjudice ». Les renseignements ainsi que les mesures à prendre afin de diminuer le risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées sont versé·es au Registre.
Si l’incident présente un risque sérieux de préjudice, la direction générale ou la personne responsable avise la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées de tout incident présentant un risque sérieux de préjudice à l’aide du formulaire approprié.
5.6
Seule la personne responsable d’une rencontre individuelle est autorisée à accéder aux renseignements confidentiels que La Cordée RASM détient dans le cadre de cette activité ou de ce service. La direction générale peut toutefois y accéder dans la mesure où cela est nécessaire et convenu dans les documents balisant l’activité ou le service individualisé.
CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS
6.1
Les Employé·es ayant accès aux dossiers en vertu de l’article 5 s’obligent à :
6.2
Les dossiers constitués en vertu de cette politique sont la propriété de La Cordée RASM.
DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS
7.1
Sous réserve de l’article 7.2, les renseignements confidentiels ne sont conservés que tant et aussi longtemps que l’objet pour lequel ils ont été recueillis n’a pas été accompli, à moins que l’individu concerné ait consenti à ce qu’il en soit autrement. Ces renseignements confidentiels sont ensuite détruits de façon à ce que les données y figurant ne puissent plus être reconstituées. La Cordée RASM conserve les dossiers, contenant les renseignements personnels, pour une période de sept ans à partir de la dernière date de fréquentation du Participant-e, Membre ou Locataire.
7.2
Les dossiers concernant les Employé·es sont conservés par La Cordée RASM pour une période de 7 ans suite à la fin d’emploi.
DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À UN TIERS
8.1
Autre que dans les situations où la loi le requiert et sous réserve des autres dispositions du présent article 8, les renseignements confidentiels ne peuvent être divulgués à un tiers qu’après l’obtention du consentement écrit, manifeste, libre et éclairé de la personne concernée. Un tel consentement ne peut être donné que pour une fin spécifique et pour la durée nécessaire à la réalisation de cette dernière.
8.2
Les renseignements confidentiels peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée si la vie, la santé ou la sécurité de celle-ci est gravement menacée. La divulgation doit alors être effectuée de la façon la moins préjudiciable pour la personne concernée.
8.3
Tel que permis par la loi, La Cordée RASM peut divulguer des renseignements confidentiels nécessaires à sa défense ou celle de ses Employé·es contre toute réclamation ou poursuite intentée contre la La Cordée RASM ou ses Employé·es, par ou de la part d’un·e Participant·e, d’un-e Membre, d’un-e Locataire ou d’un·e Employé·e, ou de l’une de ses personnes héritières, exécutrices testamentaires, ayants droit ou cessionnaires, y compris toute réclamation émanant de l’assureur d’un·e Participant·e, d’un-e Membre, d’un-e Locataire ou d’un·e Employé·e.
COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À LA PERSONNE CONCERNÉE
9.1
Sous réserve de l’article 9.2, les Participant·es, Membres, Locataires et Employé·es ont le droit de connaître les renseignements confidentiels que La Cordée RASM, recueillent et conservent à leur sujet, d’avoir accès à de tels renseignements et de demander que des rectifications soient apportées à ceux-ci.
9.2
La Cordée RASM doit restreindre l’accès aux renseignements confidentiels lorsque la loi le requiert ou lorsque la divulgation révélerait vraisemblablement des renseignements confidentiels au sujet d’un tiers.
9.3
Une demande d’un·e Participant·e, d’un-e Membre, d’un-e Locataire ou d’un·e Employé·e en lien avec l’article 9.1 doit être traitée dans un délai maximal de 30 jours.
MANQUEMENT À L’OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ
10.1
Un·e Employé·e manque à son obligation de confidentialité lorsque cette personne :
10.2
Advenant un manquement à l’obligation de confidentialité, des mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail ou de toute autre relation avec La Cordée RASM, seront prises à l’égard de la partie contrevenante et des mesures correctives seront adoptées au besoin afin de prévenir qu’un tel scénario ne se reproduise.
RECOURS
11.1
S’il s’avère que les renseignements confidentiels d’une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès de la direction générale de La Cordée RASM, ou auprès du comité exécutif ou du conseil d’administration de La Cordée RASM si la plainte concerne le ou la directeur·trice général·e.
11.2
Comme prévu par la loi, la personne s’étant vu refuser l’accès ou la rectification des renseignements confidentiels la concernant peut déposer sa plainte auprès de la Commission d’accès à l’information pour l’examen du désaccord dans les 30 jours du refus de La Cordée RASM d’accéder à sa demande ou de l’expiration du délai pour y répondre.
INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ : PLAN DE RÉPONSE
Démarches à effectuer
Lorsqu’un·e Employé·e, un-e Participant·e, un-e Membre ou un-e Locataire constate un incident de confidentialité, il ou elle communique avec la direction ou la personne responsable par le biais d’un formulaire de signalement prévu à cette fin.
La direction ou la personne responsable identifie les mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice et pour prévenir de nouveaux incidents.
La direction ou la personne responsable évalue si l’incident présente un risque de préjudice sérieux.
Dans le cas où l’incident présente un risque de préjudice sérieux, la direction ou la personne responsable, prévient sans délai la Commission d’accès à l’information (CAI) via le formulaire prévu à cette fin et toute personne dont les renseignements personnels sont affectés.
La direction ou la personne responsable tient un registre de tous les incidents. La direction ou la personne responsable répond à la demande de la CAI d’avoir une copie du registre, le cas échéant.
Dans le cadre de la Loi sur la protection des renseignements personnels (P-39.1), toute entreprise privée doit nommer une personne responsable de veiller à la mise en place de mesures sécuritaires (article 3.4). Le conseil d’administration a désigné Madame Danielle Bolduc, codirectrice. Il est possible de contacter Madame Bolduc par courriel à danielle.bolduc@lacordeerasm.org ou par téléphone au 819-565-1226 poste 1.